TERRITORY MANAGEMENT

Pengertian territory management

            Territory Management atau gampangnya adalah pengaturan wilayah kekuasaan, adalah suatu metode penanganan wilayah dalam kaitannya dengan pemasaran dan distribusi produk.

            Untuk perusahaan yang bergerak di consumer goods atau telco, territory management menjadi penting karena menjadi panduan kerja di lapangan. Territory management yang baik akan memandu kerja team dari sisi strategi, taktik, hingga teknis.
            Untuk sebuah wilayah, apa saja yang kira - kira yang perlu dimanage dan bagaimana memanagenya? Management sales, jadwal branding, jadwal promosi, etc..etc. Nampak mudah, tapi tidak benar - benar mudah jika menyangkut kompetisi. Dalam kompetisi, pelaksanaan yang baik bukanlah jawaban. Harus lebih baik atau terbaik dibanding yang lain. Itu baru jawaban.

            Sebuah management yang baik harus mampu menyeimbangkan semua source yang ada sehingga tidak ada bottle neck. Management yang baik menganalisa data statistik dan mampu melihat celah untuk berinovasi secara kreatif. Memang tidak mudah saat management bawah diinjak dan ditekan target penjualan, tapi insting kreatif bagi manager kreatif kadang justru muncul saat berada dalam kondisi ekstrem.

Lingkup Manajemen Wilayah

·         Menganalisis wilayah

·         Merencanakan secara komprehensif dan mempersiapkannya

·         Pengambilan keputusan secara hati-hati

·         Kemampuan menjalin hubungan

·         Komunikasi yang efektif

·         Efisiensi manajemen waktu

Disain Wilayah Penjualan

            Mendisain wilayah penjualan meliputi rincian yang didasarkan data pelanggan sehingga mereka dapat dilayani secara individual dengan baik oleh wiraniaga Pembagian wilayah penjualan biasanya kombinasi dalam suatu daerah, beberapa daerah dalam satu bagian dan beberapa bagian dalam satu zona dan sejumlah zona dalam wilayah nasional

Prosedur Untuk Pengembangan Wilayah

·         Tujuan dan kriteria formasi wilayah

·         Dasar-dasar wilayah

            1. Geografi

            2. Potensi

            3. Permintaan pelayanan

            4. Beban kerja

·         Metode–metode mengembangkan wilayah

            1. Metode bulidup

            2. Metode breakdown

            3. Metode incremental

·         Penugasan wiraniaga ke wilayah

Model Manajemen Wilayah

1.      Analisis : Jumlah pelanggan, pelanggan potensial, permintaan pelayanan

2.      Tujuan : Target penjualan, target laba, target bisnis baru

3.      Strategi : Frekwensi panggilan, penawaran produk, harga

4.      Taktik : Lingkup wilayah, rute, jadwal

5.      Implementasi : Prospek yang ada, pelanggan yang terlayani, pelaporan

6.      Pengawasan : Kuota, prosedur pelaporan, review dan revisi

Operasional Sistem Manajemen wilayah

·         Rute

            1. Metode straight line

            2. Pola cloverleaf

            3. Pola hopscotch

·         Jadwal

Manajemen Waktu

            Manajemen waktu adalah penyusunan waktu wiraniaga sehingga memaksimalkan waktu yang produktif dan meminimalisir waktu yang terbuang.

Ketrampilan manajemen waktu:

·         Perencanaan

·         Disiplin

·         Organisasi 

Philosopy Territory Management :

1. Kalau anda mengenal musuh dan diri sendiri, anda tidak perlu takut terhadap 100 pertempuran
2. Kalau anda mengenal diri sendiri tetapi tidak mengenal musuh, untuk setiap kemenangan yang anda raih , anda juga akan menderita kekalahan
3. Kalau anda tidak mengenal diri sendiri ataupun musuh, anda akan kalah dalam setiap pertempuran

Pertimbangan Perlunya Membentuk Wilayah Penjualan

o   Pengcoveran yang lebih baik

o   Mengurangi biaya penjualan

o   Meningkatkan pelayanan terhadap customer

o   Penilaian prestasi dan kinerja yang lebih akurat

Dasar Dalam Merancang Territory Penjualan

 1. Potensi Wilayah

Potensi wilayah sangat berpengaruh terhadap pembagian territory terutama dalam hal kontribusi omset dan penghasilan Sales :

• Kapasitas suatu teritori yang diproyeksikan dapat mempengaruhi nilai penjualan.
• Parameter yang dijadikan patokan adalah Batasan Geografis, Jumlah Penduduk, Sumber daya ekonomi dan Sosial Budaya, Jumlah outlet (Customer dan Calon customer), Internal data (omzet per Customer, Per Sales, Per Area, District, effective Call).

 2. Beban kerja Sales

• Beban kerja sales adalah seluruh kegiatan yang harus dilakukan Sales untuk mencapai potensi permintaan penjualan di daerah teritorial yang dipercayakannya
• Ukurannya adalah jumlah kunjungan yang harus dilakukan Sales dalam satu tahun, Siklus kunjungan yang dilakukan serta Jumlah kunjungan max yang dapat dilakukan Sales dalam 1 hari dengan memperhitungkan waktu perjalanan, Jarak tempuh , pembuatan laporan, menungu pelanggan dll.
• Kemampuan Pengcoveran area (Jumlah customer yang dikunjungi)apakah sales mampu melayani semua customernya pada hari itu dan mampu mencari customer baru ?

 3. Jarak Tempuh

• Bagaimanakah Sales mengatur waktunya apakah waktu sales hanya dihabiskan untuk perjalanan atau membuat sales call

4. Kondisi Geografis

• Meminimumkan halangan/hambatan kondisi geografis
• Design pembagian wilayah harus memperhatikan sungai, pegunungan, lintasan kereta api, dan lain lain agar pengcoveran territory dapat dilakukan secara optimum

5. Cara Monitoring dan Kontrol Territory

• Kontrol teritori dilakukan secara berjenjang agar proses kontrol dapat berjalan dengan baik dengan berdasar pada parameter Call, Effektif Call, Aktifitas transaksi, Langganan Transaksi , Omset dan Tagihan.
• Join visit secara rutin ke wilayah kerja Sales dengan acuan parameter diatas dan standar yang ditetapkan perusahaan

Design Territory

Menentukan batas coverage dan titik focus (Home Base)
Berdasar :

• batasan-batasan Politis/administratif ( status, kota, daerah/propinsi,Kab, Kec, dan Kelurahan )
• wilayah perdagangan
• batasan-batasan alam : pegunungan, sungai, jalan kereta api, dan lain lain

Menentukan bentuk territory agar Waktu dan Routing dapat dilakukan secara efektif dan effisien

• Wedge (Irisan dengan bentuk pastel)
• Circle (lingkaran)

Petunjuk Routing (Membuat Rute)

Hal-hal yang perlu dilakukan dalam Routing agar perjalanan dalam mencover area menjadi lebih pendek dengan waktu sesingkat mungkin :

• Perjalanan keliling harus berbentuk melingkar
• Perjalanan keliling tidak boleh menyilang (cross)
• Rute yang sama tidak boleh digunakan untuk pergi ke dan dari suatu pelanggan (Harus cari jalur yang berbeda yang lebih dekat untuk kembali ke home base)
• Pelanggan pada area yang berdekatan harus dikunjungi secara berurutan

Contoh Territory manajement

PT. Kimia Farma

         

            PT. Kimia Farma Trading and Distribution (PT. KFTD) sebagai pedagang besar Farmasi bergerak di bidang penjualan dan pendistribusian produk-produk farmasi. PT. KFTD di Surabaya membagi wilayah operasinya menjadi 9 Rayon, berikut ini adalah rinciannya:

1.      Nusantara             :    Apotik di wilayah kecamatan Genteng

                                                                    kecamatan Tembaksari

                                                                    kecamatan Kanjeran

2.      Sehat                     :    Apotik di wilayah kecamatan Tegalsari

                                                                    kecamatan Wonokromo

                                                                    kecamatan karangpilang

                                                                    kecamatan Wonocolo

3.      Lancar                   :    Apotik di wilayah kecamatan Sukomanunggal

                                                                    kecamatan Tandes

                                                                    kecamatan sawahan

4.      Saba                      :    Apotik di wilayah kecamatan Tenggilis Mejoyo

                                                                     kecamatan Rungkut

5.      Pucang                 :    Apotik di wilayah kecamatan Gubang

                                                                     kecamatan Mulyorejo

6.      Cemara                :    Apotik di wilayah kecamatan Pabean Cantikan

                                                                    kecamatan Krembangan

                                                                    kecamatan Bubutan

7.      Grosir & TO1          :    Grosir obat, grosir kosmetik, supermarket, took kelontong,

                                    toko  kosmetik, dan took obat di wilayah Surabaya Utara, Barat

                                    dan timur.

8.      Grosir & TO2          :    Grosir obat, grosir kosmetik, supermarket, took kelontong,

                                    toko  kosmetik, dan took obat di wilayah Surabaya Pusat dan

                                    Selatan.

9.      Rumah Sakit         :    Rumah sakit di wilayah kota Surabaya

Prosedur pemesanan oleh pelanggan dapat dilakukan melalui tiga cara, yaitu pelanggan dapat melakukan pemesenan ketika wiraniaga melakukan kunjungan, atau pelanggan dapat menelpon sendiri ke kantor untuk melakukan pemesanan barang, selain itu bisa juga dengan mengirim daftar pesanan melalui sms , setelah itu pesanan yang masuk diberi nomor faktur oleh fukturis dan dicetak dengan system komputer, setelah itu dicek apakah ada kesalahan cetak oleh checker, setelah itu ke  supervisor penjualan untuk ditanda tangani, setelah itu dicatat dibuku ekspedisi, untuk dimasukkan kebagian logistic / gudang, lalu dari gudang pesanan diambilkan dan disiapkan oleh staf bagian logistic / gudang, kemudian ke bagian pengiriman untuk dikirim ke pelanggan dengan alat transportasi mobil atau sepeda motor.